Mer om principen effektivitet och service
Myndigheterna ska sträva efter att ge ett gott bemötande, vara tillgängliga och på ett effektivt sätt ge medborgarna service. Som anställd behöver du förstå varför det är viktigt att hushålla med statens medel.
Effektivitet vägs mot rättssäkerhet och andra värden
Effektivitet handlar om att hushålla med statens medel, men även om att handlägga ärenden snabbt, enkelt och med tillräcklig kvalitet. Kravet på effektivitet framgår av vanliga lagar och förordningar. Det innebär att principerna i regeringsformen går före principen om effektivitet.
Myndigheternas strävan att vara effektiva måste därför vägas mot att du som anställd samtidigt ska uppfylla andra krav i den statliga värdegrunden. Du ska med andra ord vara snabb och kostnadseffektiv, men effektiviteten får inte medföra att du vid handläggningen åsidosätter reglerna om opartiskhet, utredning eller kommunikation.
Det är svårt att ge ett generellt svar på frågan vad som är en rimlig avvägning mellan låg kostnad och snabb handläggning å ena sidan och effektivitet och rättssäkerhet å den andra. Det beror bland annat på myndighetens uppdrag och hur beslutet eller åtgärden påverkar den enskilde.
Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts- 9 § första stycket förvaltningslagen
Alla myndigheter är skyldiga att ge service, vara tillgängliga och samverka
Som statsanställd ska du ge service, vara tillgänglig och samverka. Det gäller på alla myndigheter, även domstolarna när de hanterar förvaltningsärenden. Kraven gäller i all förvaltningsverksamhet, men det finns också ännu mer detaljerade regler när det gäller att handlägga ärenden och att fatta beslut. Det finns till exempel en särskild regel om att en part i ett ärende har rätt att ta del av myndighetens beslutsunderlag.
Reglerna som styr service- och samverkansskyldigheten är av det som kallas målsättningskaraktär och prövas därför nästan aldrig i domstol. Däremot har JO många gånger kritiserat myndigheter för att de har brustit i sin serviceskyldighet. Tidsaspekten är mycket viktig i dessa fall. Myndigheten måste normalt ge service omgående för att den ska fylla sin funktion. Till exempel måste myndigheten i samband med en upphandling svara på de frågor anbudsgivarna har innan tidsfristen gått ut.
Det är viktigt att myndigheterna inte ser skyldigheten att ge service som något sekundärt och sedan 2018 finns också striktare regler i förvaltningslagen om försenad handläggning. Bland annat innebär de att enskilda har rätt att få veta varför handläggningen blir försenad och om det går mer än sex månader kan den enskilde
begära att ärendet ska avgöras.
Som statsanställd är resursbrist aldrig ett giltigt skäl för att helt avstå att hjälpa en enskild. Servicen måste anpassas till varje fall och det kan ibland vara svårt att veta vad som är en rimlig nivå. Som anställd på en myndighet ska du bedöma hur mycket service som är lämpligt i det enskilda fallet och hur myndigheten ska fördela sina resurser. En del som kan tyckas självklar är att du också ska uttrycka dig på ett sätt som är lätt att begripa. Språklagen (2009:600) säger att myndigheternas språk i huvudsak ska vara svenska och att du ska sträva efter att använda klarspråk.
Serviceskyldigheten omfattar till exempel inte att du ger sådan rådgivning som en jurist med specialkompetens inom ett visst område kan ge. Att ge alltför detaljerade råd skulle för övrigt kunna riskera din och myndighetens opartiskhet. Serviceskyldigheten kräver inte heller att du som myndighetsanställd ska se till att den enskilde som drabbas kan undvika tidskrävande arbete att till exempel sammanställa och ge in den information som behövs för att myndigheten ska kunna avgöra ärendet.
Myndighetens tillgänglighet hänger tätt samman med skyldigheten att ge service. Myndigheten måste tydligt berätta hur allmänheten kan nå den, på vilka sätt och under vilka tider. Det är särskilt viktigt att myndigheten finns tillgänglig så att alla som vill kan ta del av allmänna handlingar.
Myndigheterna har också en skyldighet att samverka. Denna samverkan tar sikte på att förvaltningen ska bli så enhetlig och effektiv som möjligt samt även på att underlätta den enskildes kontakter med myndigheterna.
Samverkan har två syften
För det första ska det generella samarbetet mellan myndigheterna leda till att den enskildes ärenden ska löpa så smidigt som möjligt. Som anställd på en myndighet ska du också inom ditt verksamhetsområde hjälpa andra myndigheter. Gränsen för hur långt du då ska gå styrs av vilket uppdrag din myndighet har och vilka kontaktytor som finns mot andra myndigheter. Det här hänger också samman med legalitetsprincipens krav på att alla myndigheter ska ha stöd i regelverket för alla sina åtgärder. Vissa myndigheter har verksamhet inom ungefär samma områden och ska därför samverka i större utsträckning.
För det andra ska samverkan underlätta för den enskilde i kontakter med myndigheterna. Du ska i rimlig utsträckning hjälpa den enskilde. Du kan till exempel behöva ringa en annan myndighet för att få information så att du kan besvara en fråga. Det är samtidigt viktigt att komma ihåg att vissa känsliga personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter inte kan föras över mellan myndigheterna hur som helst.
Myndigheterna arbetar i huvudsak på svenska
Enligt språklagen ska myndigheterna använda svenska språket och det är en självklar del av din serviceskyldighet att du uttrycker dig begripligt. Dessutom ska språket vara vårdat och enkelt, det vill säga du ska sträva efter att använda dig av klarspråk. Det är särskilt viktigt i domar och beslut som rör enskilda individer.
Kravet på klarspråk omfattar inte bara text utan också talspråk. Språket vid förhandlingar eller annan muntlig handläggning i domstolar och förvaltningsmyndigheter ska alltså också vara vårdat, enkelt och begripligt.
Det allmänna har också ett särkilt ansvar för att skydda och främja minoritetsspråken i Sverige. Dessa är finska, jiddisch, meänkieli, romani chib och samiska.